Drukuj

Przechowywanie rejestrów w postaci elektronicznego zapisu na komputerowym nośniku danych w postaci płyty CD, zamiast na papierze.

Odpowiadając na zapytanie Podatnika z dnia 26 marca 2004 r., Naczelnik Urzędu Skarbowego w Ełku na podstawie art. 14a § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 1997 r. Nr 137, poz. 926 z późn. zm.) udziela pisemnej informacji o zakresie stosowania przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie Podatnika.

Podatnik przedstawił w zapytaniu, iż prowadzi rachunkowość komputerową, rejestry VAT są elementem komputerowego systemu finansowo-księgowego.

Wątpliwości podatnika dotyczą możliwości przechowywania rejestrów w postaci elektronicznego zapisu na komputerowym nośniku danych w postaci płyty CD, zamiast na papierze.

Zdaniem Podatnika, może on skopiować rejestry VAT na płytę CD, zamiast drukować na papierze. Powyższe stanowisko w sprawie Podatnik uzasadnił treścią art. 13 ust. 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.

Udzielając odpowiedzi na przedmiotowe zapytanie należy zauważyć, iż czym innym jest prowadzenie rejestrów podatku od towarów i usług, a czym innym jest ich przechowywanie. Ponadto, inny jest cel prowadzenia rejestrów podatku od towarów i usług, a inny jest cel prowadzenia ksiąg rachunkowych na podstawie wspomnianej ustawy o rachunkowości.

Celem prowadzenia ewidencji (tzw. rejestrów) podatku od towarów i usług jest prawidłowe sporządzenie deklaracji podatkowej dla podatku od towarów i usług za dany okres rozliczeniowy. Wynika to bezpośrednio z brzmienia art. 27 ust. 4 ustawy z dnia 8 stycznia 1993 r. o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym (Dz. U. z 1993 r. Nr 11 poz. 50 z późn. zm.) oraz przepisu art. 109 ust. 3 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2004 r. Nr 54 poz. 535), który stosuje się od 1 maja 2004 r.

Natomiast funkcją ksiąg rachunkowych prowadzonych na podstawie wspomnianej ustawy o rachunkowości, jest prawidłowe sporządzenie bilansu przedsiębiorstwa i sprawozdań finansowych.

Ponadto, jak wynika z brzmienia art. 13 ust. 6 ustawy o rachunkowości, istnieje możliwość zastąpienia wydruku ksiąg rachunkowych, przeniesieniem treści ksiąg rachunkowych na inny komputerowy nośnik danych, zapewniający trwałość zapisu informacji, przez czas nie krótszy od wymaganego dla przechowywania ksiąg rachunkowych.

Zgodnie z przepisem art. 3 pkt 4 Ordynacji podatkowej, przez pojęcie ksiąg podatkowych rozumie się księgi rachunkowe, podatkową księgę przychodów i rozchodów, ewidencje oraz rejestry, do których prowadzenia, do celów podatkowych, na podstawie odrębnych przepisów, obowiązani są podatnicy, płatnicy lub inkasenci. Zatem wskazany przepis Ordynacji podatkowej, wyodrębnia wśród ksiąg podatkowych księgi rachunkowe i ewidencje (rejestry). Zarówno księgi rachunkowe, jak i ewidencje są księgami podatkowymi, ale nie można ich utożsamiać. W szczególności, jak zostało wyżej podniesione, inny jest cel prowadzenia ksiąg rachunkowych, które prowadzone są w postaci kont (zgodnie z zakładowym planem kont) z wykazaniem sald, a inny jest cel i postać prowadzonej ewidencji dla celów podatku od towarów i usług, w którym salda nie występują. Należy jednakże zauważyć, że ustawa z dnia 8 stycznia 1993 r. o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym, jak i ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, poza wymogiem prowadzenia ewidencji dla celów prawidłowego sporządzenia deklaracji dla podatku od towarów i usług za dany okres rozliczeniowy, nie wskazują sposobu przechowywania tej ewidencji. Przepisy Ordynacji podatkowej, wskazują jedynie termin przechowywania rachunków. Zgodnie z przepisem art. 88 § 1 i 2 Ordynacji podatkowej, rachunki powinny być przechowywane przez wystawcę i uprawnionego do żądania rachunków, do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Zgodnie z przepisem § 50 ust. 1 rozporządenia Ministra Finansów z dnia 22 marca 2002 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów i usług oraz o podatku akcyzowym (Dz. U. z 2002 r. Nr 27 poz. 268 z późn. zm.), podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur, faktur korygujących i not korygujących, a także duplikaty tych dokumentów w okresie 5 lat, licząc od końca roku, w którym wystawiono fakturę, fakturę korygującą lub notę.

Jednakże ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, w Dziale XI - Dokumentacja w Rozdziale 4 - Terminy przechowywania dokumentów w art. 112, stanowi, iż podatnicy są obowiązani przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczenia podatku oraz wszystkie dokumenty związane z tym rozliczaniem do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Przepis ten stosuje się od 1 maja 2004 r.

Biorąc pod uwagę powyższy stan prawny należy stwierdzić, iż nie ma przeciwwskazań prawnych do przechowywania ewidencji prowadzonej dla celów prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej w podatku od towarów i usług na komputerowym nośniku danych jakim jest płyta CD. Jednakże nośnik taki, zawierający ewidencję za dany okres rozliczeniowy, należy przechowywać do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Jednakże z punktu widzenia pragmatycznego, należałoby oprócz przechowywania ww. ewidencji na komputerowym nośniku danych w postaci płyty CD, również przechowywać ewidencję w formie wydruku na papierze, chociażby z uwagi na niejednokrotnie występujący obowiązek okazania dokumentacji do sprawdzenia przez organy kontrolujące.

Jak wynika z wyżej powołanych przepisów, faktury, faktury korygujące i noty korygujące muszą mieć formę pisemną (muszą być wystawione) i w takiej formie muszą być przechowywane do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Faktury, faktury korygujące i noty korygujące mogą być pomocniczo przechowywane również w formie zapisu na elektronicznym nośniku danych.

Biorąc powyższe pod uwagę, stanowisko Podatnika jest prawidłowe.

Podobne interpretacje: