Drukuj

Czy wydatki ponoszone na organizację spotkań z kontrahentami (w tym wydatki na zakup drobnego poczęstunku, napojów, zapłata za posiłek w restauracji) stanowią koszt uzyskania przychodów?

INTERPRETACJA INDYWIDUALNA

Na podstawie art. 14b § 1 i § 6 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) oraz § 2 i § 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 czerwca 2007 r. w sprawie upoważnienia do wydawania interpretacji przepisów prawa podatkowego (Dz. U. Nr 112, poz. 770 ze zm.) Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu działając w imieniu Ministra Finansów stwierdza, że stanowisko, przedstawione we wniosku z dnia 10 listopada 2009 r. (data wpływu 19 listopada 2009 r.), o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z organizacją spotkań z kontrahentami w części dotyczącej:

  • spotkań biznesowych z kontrahentami w siedzibie prowadzonej działalności gospodarczej - jest prawidłowe ,
  • spotkań biznesowych z kontrahentami w restauracji - jest nieprawidłowe.


UZASADNIENIE

W dniu 19 listopada 2009 r. został złożony ww. wniosek o udzielenie pisemnej interpretacji przepisów prawa podatkowego w indywidualnej sprawie dotyczącej podatku dochodowego od osób fizycznych w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z organizacją spotkań z kontrahentami.

W przedmiotowym wniosku został przedstawiony następujący stan faktyczny.

Wnioskodawca podatek dochodowy z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej wylicza w oparciu o podatkową księgę przychodów i rozchodów prowadzoną dla spółki jawnej, której jest wspólnikiem. Do kosztów uzyskania przychodów Wnioskodawca chce zaliczać wydatki, jakie spółka ponosi w związku z organizacją spotkań z kontrahentami.

Zainteresowany organizuje spotkania biznesowe z kontrahentami, w czasie których przedstawia ofertę handlową spółki, negocjuje umowy handlowe, ustala warunki zakupu lub sprzedaży towarów itp. Spotkania biznesowe odbywają się w biurze spółki lub w restauracjach.

Jeżeli spotkanie odbywa się w biurze, spółka zwyczajowo oferuje kontrahentom drobny poczęstunek w postaci kawy, herbaty i słodyczy. Jeżeli kontrahenci zapraszani są do restauracji, wówczas Wnioskodawca płaci za usługę gastronomiczną na podstawie faktury wystawionej przez restaurację dla spółki jawnej. Okazjonalne spotkanie w restauracji nie jest specjalnie zorganizowaną imprezą dla kontrahentów, posiłki zamawiane są z menu i podczas ich spożywania omawiane są sprawy współpracy reprezentowanych firm.

W związku z powyższym zadano następujące pytanie.

Czy wydatki ponoszone na organizację spotkań z kontrahentami (w tym wydatki na zakup drobnego poczęstunku, napojów, zapłata za posiłek w restauracji) stanowią koszt uzyskania przychodów...

Zdaniem Wnioskodawcy, można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wydatki związane z organizacją spotkań z kontrahentami, w tym wydatki na zakup kawy, herbaty, słodyczy, przekąsek oraz zapłatę za usługę gastronomiczną w restauracji.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ust. 1 ww. ustawy.

Podczas organizowanych spotkań zostają omówione warunki współpracy z kontrahentami, bieżące sprawy biznesowe. Koszty organizacji tych spotkań, w tym wydatki na poczęstunek w biurze czy obiad w restauracji, są więc ponoszone w celu osiągnięcia przychodu. W art. 23 ust. 1 pkt 23 ww. ustawy, z kosztów uzyskania przychodów wyłączone zostały wydatki na reprezentację, w szczególności poniesione na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. Pojęcie reprezentacja, zgodnie z definicją słownikową („Słownik języka polskiego” pod. Red. M. Szymczaka, Wydawnictwo PWN, Warszawa 1992 r.), oznacza okazałość, wystawność, wytworność w czyimś sposobie życie, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną.

Wnioskodawca uważa, że wydatki ponoszone na organizację spotkań z kontrahentami nie mają charakteru reprezentacyjnego. Poczęstowanie kontrahenta w biurze kawą i słodyczami, czy też zaproszenie i zapłacenie za obiad w restauracji nie ma charakteru wytworności, okazałości. Jest to powszechnie spotykana praktyka stosowana podczas rozmów biznesowych. Zapłacenie za rachunek w restauracji nie świadczy o wystawności lecz raczej o dobrej kulturze, gdyż powszechnie przyjętą zasadą jest, że za obiad w restauracji płaci zapraszający. Spółka jawna, której Wnioskodawca jest wspólnikiem współpracuje często z firmami zagranicznymi. Zaproszenie przedstawicieli tych firm na lunch w celu omówienia spraw reprezentowanych firm nie jest czymś nadzwyczajnym i świadczącym o przepychu.

Spotkania w restauracjach organizowane są z kilku powodów: czasami klienci nie chcą lub nie mogą dojechać do biura spółki z uwagi na zbyt dużą odległość, czasami spotkania w ich firmach są utrudnione z uwagi na brak warunków lokalowych do negocjacji, a czasami kontrahenci wolą spotkać się na „neutralnym gruncie” poza biurem, co nie znaczy że spotkanie przybiera charakter reprezentacyjny.

Wnioskodawca uważa, że można zaksięgować w podatkowej księdze przychodów i rozchodów wydatki na poczęstunki i usługi gastronomiczne w restauracji, gdyż w Jego ocenie nie mają one charakteru reprezentacyjnego i są kosztem uzyskania przychodów.

Takie stanowisko Wnioskodawca opiera m.in. na:

  • wyroku WSA w Łodzi z dnia 27 listopada 2008 r., sygn. I SA/Łd 1112/08, w którym sąd opowiedział się za możliwością zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków na zakup kawy raz usługi gastronomiczno-hotelowej w sytuacji, gdy wydatki te są związane z organizacją spotkania biznesowego. Zdaniem WSA w Łodzi, decydujące znaczenie dla stwierdzenia tego, czy wydatki związane z danym spotkaniem mogą być kwalifikowane jako koszty reprezentacji ma charakter spotkania. W związku z tym niektóre z wydatków ponoszonych na zakup artykułów spożywczych, czy usług gastronomicznych nie powinny być rozpatrywane jako wydatki o charakterze reprezentacyjnym lecz jako „zwykłe” koszty związane z prowadzeniem działalności,
  • interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 27 sierpnia 2009 r. sygn. IPPB5/4240-24/09-2/AM, w której uznano, że „zaproszenie kontrahenta na kawę, „zwykły” lunch, czy obiad do restauracji nie jest działaniem o charakterze nadzwyczajnym. Jest to powszechnie stosowana praktyka. Posiłek spożywany w restauracji nie jest „okazały” ani „wykwintny”, bo powodem organizacji spotkania w restauracji nie jest chęć zaimponowania kontrahentowi okazałością czy wystawnością.


Tym samym brak podstaw aby uznać, iż ponoszone przez Spółkę wydatki związane z organizacją spotkań z kontrahentami spełniały przesłanki wymienione w art. 16 ust. 1 pkt 28, wyłączające je z kosztów uzyskania przychodów”.

W świetle obowiązującego stanu prawnego stanowisko Wnioskodawcy w sprawie oceny prawnej przedstawionego stanu faktycznego w części dotyczącej:

  • spotkań biznesowych z kontrahentami w siedzibie prowadzonej działalności gospodarczej uznaje się za prawidłowe,
  • spotkań biznesowych z kontrahentami w restauracji uznaje się za nieprawidłowe.


Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t. j. Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 ze zm.) kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Zatem kosztem uzyskania przychodów są wszystkie wydatki, których poniesienie pozostaje w związku przyczynowo-skutkowym z uzyskaniem przychodu z danego źródła, bądź też zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów i nie są wymienione w art. 23 ww. ustawy. Jednakże ciężar wskazania owego związku spoczywa na Wnioskodawcy, który wywodzi z tego określone skutki prawne.

Kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Z oceny związku z prowadzoną działalnością winno wynikać, iż poniesiony wydatek obiektywnie może się przyczynić do osiągnięcia przychodów z danego źródła. Aby zatem wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodów winien, w myśl powołanego przepisu spełniać łącznie następujące warunki:

  • pozostawać w związku przyczynowo-skutkowym z przychodem lub źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,
  • nie znajdować się na liście kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych,
  • być właściwie udokumentowany.

W myśl art. 23 ust. 1 pkt 23 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie definiuje terminu „reprezentacja”, dlatego też należy posłużyć się wykładnią językową. Przez reprezentację rozumie się „okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną” - Uniwersalny Słownik Języka Polskiego pod redakcją prof. Stanisława Dubisza (Wydawnictwo Naukowe PWN; Warszawa 2007).

Przenosząc tę definicję na grunt ustawy podatkowej, należy uznać, że reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika w celu ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. Wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenia swojej zasobności, profesjonalizmu. Wydatki te jednocześnie w sposób pośredni promują firmę. Pojecie reprezentacji dotyczy kontaktów podatnika w stosunkach z innymi podmiotami i pozostaje w związku z zakresem prowadzonej przez podatnika działalności.

Z przedstawionych informacji wynika, iż Wnioskodawca jest wspólnikiem spółki jawnej, organizuje spotkania biznesowe z kontrahentami, w czasie których przedstawia ofertę handlową spółki, negocjuje umowy handlowe, ustala warunki zakupu lub sprzedaży towarów itp. Spotkania biznesowe odbywają się z biurze spółki lub w restauracjach.

Kwestią do wyjaśnienia jest możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków związanych z organizowanymi spotkaniami biznesowymi, tj. kawa, herbata, słodycze, bądź opłacenie usługi gastronomicznej w restauracji.

W kontekście zdefiniowanego pojęcia reprezentacji oraz analizy przytoczonego art. 23 ust. 1 pkt 23 ww. ustawy jednoznacznie wynika, iż ponoszone przez Wnioskodawcę wydatki podczas spotkań biznesowych z kontrahentami i klientami w restauracjach i kawiarniach (odbywających się poza siedzibą prowadzonej działalności gospodarczej), wiążą się z kreowaniem i utrwalaniem pozytywnego wizerunku firmy, a zatem nie mogą być uznane za koszty uzyskania przychodów.

Możliwość skorzystania z posiłków czy napojów oferowanych w menu restauracji lub kawiarni bez wątpienia ma na celu stworzenie oczekiwanego, pozytywnego wizerunku firmy, (podnosi jej prestiż) a tym samym lepsze postrzeganie przedsiębiorcy w stosunku do pozostałych podmiotów gospodarczych z danej branży (spotkania biznesowe odbywają we własnym zakresie, w swojej siedzibie lub u klienta). W odróżnieniu od spotkań organizowanych w siedzibach podmiotów gospodarczych, w przypadku spotkań biznesowych w restauracji trudno mówić o braku chęci wyeksponowania zasobności podmiotu gospodarczego zaś podawanym tam posiłkom (zwłaszcza w postaci lunchu, obiadu lub kolacji) odmówić cech okazałości i wystawności.

Charakter ponoszonych wydatków na posiłki w restauracjach bezsprzecznie świadczy o zamiarze kreowania pozytywnego wizerunku firmy, czyli lepszego jej postrzegania na zewnątrz w porównaniu z podmiotami gospodarczymi świadczącymi lub oferującymi podobne usługi bądź produkty. Powyższej oceny nie zmienia również subiektywne przekonanie podatnika, iż celem, dla którego organizowane są spotkania w restauracjach nie jest chęć okazania przepychu ani kształtowanie wizerunku firmy.

Odnosząc powyższe do przedstawionego przez Wnioskodawcę stanowiska należy stwierdzić, że wydatki na drobny poczęstunek (np. kawę, herbatę, słodycze) podczas spotkań z kontrahentami w biurze prowadzonej działalności gospodarczej, jeśli nie noszą znamion wystawności, są zwyczajowo przyjęte i jako wydatki nie wymienione w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, mogą stanowić zgodnie z przepisem art. 22 ust. 1 ww. ustawy koszty uzyskania przychodów.

Należy jednocześnie zaznaczyć, iż prawidłowe zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodów uwarunkowane jest wykazaniem jego celowości i związku z przychodem, jak i prawidłowym udokumentowaniem. Należy zwrócić przy tym uwagę, że to na podatniku ciąży obowiązek wykazania związku poniesionych wydatków z przychodami, bo to on wywodzi skutki prawne w postaci zmniejszenia zobowiązania podatkowego.

W kontekście zdefiniowanego wyżej pojęcia reprezentacji oraz z analizy przytoczonego art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy, jednoznacznie wynika, iż ponoszone przez Wnioskodawcę wydatki na lunch, obiad czy kolację w trakcie spotkań z kontrahentami w restauracjach podczas spotkań biznesowych (odbywających się poza siedzibą prowadzonej działalności gospodarczej), wiążą się z kreowaniem i utrwalaniem pozytywnego wizerunku firmy, a zatem nie mogą być uznane za koszt uzyskania przychodów.

Reasumując, wydatki na drobny poczęstunek podawany podczas spotkań z kontrahentami w biurze Wnioskodawcy mogą stanowić koszty uzyskania przychodów zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Natomiast wydatki ponoszone na posiłki oraz napoje w restauracji podczas spotkań z kontrahentami, mają cechy reprezentacji i w związku z tym nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Interpretacja dotyczy zaistniałego stanu faktycznego przedstawionego przez Wnioskodawcę i stanu prawnego obowiązującego w dacie zaistnienia zdarzenia w przedstawionym stanie faktycznym.

Odnosząc się do powołanego przez Wnioskodawcę pisma urzędowego, tut. Organ informuje, że zostało ono wydane w indywidualnej sprawie i nie ma zastosowania ani konsekwencji wiążących w odniesieniu do żadnego innego zaistniałego stanu faktycznego czy też zdarzenia przyszłego.

Natomiast odnosząc się do powołanego przez Wnioskodawcę wyroku Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego tut. Organ informuje, że w myśl zasady wyrażonej w art. 153 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.) został on wydany w indywidualnej sprawie i dotyczy wyłącznie tej sprawy, w której zapadł.

Stronie przysługuje prawo do wniesienia skargi na niniejszą interpretację przepisów prawa podatkowego z powodu jej niezgodności z prawem. Skargę wnosi się do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu, ul. Św. Mikołaja 78/79, 50-126 Wrocław po uprzednim wezwaniu na piśmie organu, który wydał interpretację w terminie 14 dni od dnia, w którym skarżący dowiedział się lub mógł się dowiedzieć o jej wydaniu – do usunięcia naruszenia prawa (art. 52 § 3 ustawy z dnia 30 sierpnia 2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi – Dz. U. Nr 153, poz. 1270 ze zm.). Skargę do WSA wnosi się (w dwóch egzemplarzach – art. 47 ww. ustawy) w terminie trzydziestu dni od dnia doręczenia odpowiedzi organu na wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a jeżeli organ nie udzielił odpowiedzi na wezwanie, w terminie sześćdziesięciu dni od dnia wniesienia tego wezwania (art. 53 § 2 ww. ustawy).

Skargę wnosi się za pośrednictwem organu, którego działanie lub bezczynność są przedmiotem skargi (art. 54 § 1 ww. ustawy) na adres: Izba Skarbowa w Poznaniu, Biuro Krajowej Informacji Podatkowej w Lesznie, ul. Dekana 6, 64-100 Leszno.

Podobne interpretacje: